Nebenkosten als Vermieter berechnen: Was kann umgelegt werden?

Nebenkosten als Vermieter berechnen: Das Wichtigste in Kürze

• Rechtsgrundlage: Die Nebenkostenabrechnung basiert auf der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Sie definiert umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten.
• Nebenkosten vs. Betriebskosten: Betriebskosten sind der umlagefähige Anteil der Nebenkosten. Nebenkosten können auch nicht umlagefähige Posten wie Reparaturen oder Verwaltungskosten enthalten.
• Umlagefähige Kosten sind z. B. Grundsteuer, Wasserversorgung, Abwasser, Heizung/Warmwasser, Müllabfuhr, Gebäudeversicherung, Hausmeister:in, Gartenpflege, Beleuchtung und Aufzugskosten.
• Nicht umlagefähige Kosten sind z. B. Reparaturen, Modernisierungen, Verwaltung, Bankgebühren, Leerstandskosten, Abschreibungen und Anschaffungen.
• Abrechnungsmodelle: Nebenkosten lassen sich entweder als Vorauszahlung mit jährlicher Abrechnung oder als Nebenkostenpauschale abrechnen.
  

Rechtliche Grundlage: Was gehört alles zu den Nebenkosten bei der Vermietung?

Nebenkosten ist ein Oberbegriff für alle Kosten, die neben der Miete anfallen. Sie enthalten die Betriebskosten. Die Betriebskosten sind die laufenden, regelmäßig wiederkehrenden Kosten, die durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch der Mietsache entstehen. Die Nebenkostenabrechnung basiert auf der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Diese definiert, welche Kostenarten umlagefähig sind und welche nicht.

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Was darf ich als Vermieter:in an Nebenkosten berechnen?

Die Nebenkosten lassen sich in umlagefähige und nicht umlagefähige Posten unterteilen. Grundlage hierfür ist § 2 BetrKV, der insgesamt 17 Kostenarten aufführt, die Vermieter:innen auf Mieter:innen umlegen dürfen – vorausgesetzt, diese sind im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart.

Zu den umlagefähigen Nebenkosten gehören unter anderem:

• Laufende öffentliche Lasten: z. B. Grundsteuer
• Wasserversorgung: Frischwasser, Wasserzähler, Wartung
• Entwässerung: Abwassergebühren
• Heizung und Warmwasser: Brennstoffe, Wartung der Heizungsanlage, Schornsteinfeger:in
• Müllabfuhr und Straßenreinigung
• Gebäudeversicherung: Wohngebäude-, Haftpflicht-, Glasversicherung
• Hausmeisterkosten: zulässig sind Kosten für Betrieb, Pflege, Reinigung und Überwachung; Instandhaltungskosten sind von Vermieter:in zu tragen.
• Gartenpflege und Pflege gemeinschaftlicher Außenanlagen
• Beleuchtung von Treppenhaus, Keller, Hof
• Aufzugskosten: Betrieb, Wartung, Strom

Nicht alle Nebenkosten sind automatisch Betriebskosten. Kosten, die nicht als laufende, regelmäßig wiederkehrende Ausgaben gelten, bleiben bei den Vermieter:innen. Dazu zählen insbesondere:

• Reparaturkosten: z. B. Austausch defekter Heizkörper, Dachreparaturen
• Modernisierungskosten: energetische Sanierungen, Einbau neuer Fenster oder Aufzüge
• Verwaltungskosten: Buchhaltung, Porto, Telefongebühren, Kosten für Hausverwaltung
• Bank- und Kontoführungsgebühren
• Rechts- und Mahnkosten: z. B. bei verspäteten Mietzahlungen
• Kosten für Leerstand: Heizung, Grundsteuer oder Versicherungen für unvermietete Wohnungen
• Abschreibungen und Rücklagen: z. B. Instandhaltungsrücklage bei Eigentumswohnungen
• Kosten für Anschaffungen: z. B. Kauf neuer Mülltonnen oder Gartengeräte

Wie berechne ich als Vermieter:in die Nebenkosten?

Um die Nebenkosten für Mieter:innen zu berechnen, empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen in mehreren Schritten:

1. Gesamtkosten erfassen: Sammeln Sie alle relevanten Rechnungen und Belege für den Abrechnungszeitraum. Dazu gehören beispielsweise Heizkostenabrechnungen oder Versicherungsbeiträge sowie Kosten für Hausmeister, Treppenhausreinigung oder Gartenpflege.
2. Verteilerschlüssel festlegen: Entscheiden Sie, nach welchem Verteilerschlüssel die Kosten auf die einzelnen Mietparteien verteilt werden; das muss im Mietvertrag vereinbart sein, sonst gilt immer die Umlage nach Wohnfläche (§ 556a Abs. 1 BGB):
   • Nach Wohnfläche: Standardverfahren bei Gebäuden ohne Verbrauchserfassung.
   • Nach Personenzahl: sinnvoll bei Kosten, die vom Nutzerverhalten abhängen, etwa Müllgebühren.
   • Bei Heizung und Warmwasser ist gesetzlich vorgeschrieben, dass diese nach Verbrauch aufgeteilt werden (§ 9 HeizkostenV), ermittelt über Zählerstände oder Messgeräte. Das betrifft 50 bis 70 Prozent der Heiz- und Warmwasserkosten; die restlichen 30 bis 50 Prozent werden als Grundkosten gewertet und können nach dem für den Vertrag geltenden Verteilerschlüssel umgelegt werden (§§ 7-8 HeizkostenV).
3. Kosten auf Mieter:innen umlegen: Multiplizieren Sie die Gesamtkosten mit dem Anteil der jeweiligen Wohnung an der Gesamtwohnfläche bzw. mit dem ermittelten Verbrauchsanteil.

Bei verbrauchsabhängigen Nebenkosten wie Heiz- und Warmwasserkosten muss der individuelle Verbrauchswert berücksichtigt werden, der über Zählerstände oder Messgeräte erfasst wird. Die Abrechnung erfolgt hier also anteilig nach Verbrauch und nicht ausschließlich nach Wohnfläche.

Für die Umlage nach Wohnfläche ohne Verbrauchserfassung gilt folgende Formel:

Beispielrechnung: Umlage der Grundsteuer nach Wohnfläche

Grundsteuer gesamt: 2.400 €

Wohnfläche der Mietwohnung: 60 m²

Gesamtwohnfläche: 600 m²

Umlagebetrag: 2.400 € × (60 m² / 600 m²)  = 2.400 € x 0,1 = 240 € Grundsteueranteil

Auf Basis dieser Berechnungen können Sie anschließend die endgültige Nebenkostenabrechnung erstellen. Diese sollte transparent, nachvollziehbar und fristgerecht an die Mieter:innen übermittelt werden, um Nachfragen oder rechtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden.

Nebenkosten für Mieter:innen berechnen: Umlagearten und Modelle

Für die Abrechnung von Nebenkosten haben Vermieter:innen im Wesentlichen zwei gängige Modelle zur Auswahl.

• Bei der Vorauszahlung mit jährlicher Abrechnung leisten die Mieter:innen monatlich einen festgelegten Abschlag, der auf einer realistischen Kostenschätzung basiert. Einmal pro Jahr erfolgt die genaue Abrechnung auf Grundlage der tatsächlich angefallenen Kosten. Ergibt sich dabei ein Differenzbetrag, kommt es entweder zu einer Nachzahlung oder zu einer Rückerstattung. Dieses Modell sorgt für Transparenz und stellt sicher, dass die Nebenkosten an den tatsächlichen Verbrauch angepasst werden.
• Die Nebenkostenpauschale hingegen sieht einen festen Betrag vor, der monatlich gezahlt wird und keine jährliche Abrechnung erfordert. Diese Variante ist in der Handhabung besonders einfach, birgt jedoch den Nachteil, dass sie nicht auf Verbrauchsänderungen reagiert – weder zugunsten der Mieter:innen noch der Vermieter:innen.

In bestimmten Fällen sind Pauschalen üblich, beispielsweise bei der Vermietung möblierter Wohnungen oder Teilvermietungen, bei denen eine genaue Verbrauchserfassung unverhältnismäßig wäre. Im gewerblichen Bereich gelten zudem häufig abweichende vertragliche Regelungen, die individuell zwischen den Vertragsparteien vereinbart werden.

Checkliste: Nebenkosten als Vermieter:in berechnen

• Mietvertrag prüfen: Nebenkostenpositionen eindeutig festgehalten?
• Abrechnungszeitraum festlegen
• Gesamtkosten erfassen und sortieren
• Passenden Verteilerschlüssel anwenden
• Abrechnung fristgerecht zustellen
• Belege für Mieter:innen bereithalten

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