Nebenkostenabrechnung erstellen: Das müssen Sie beachten

Einmal jährlich müssen Vermieterinnen und Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen. Diese soll die Vorauszahlungen für die Nebenkosten der Mietenden abrechnen und ist somit ein Pflichtbestandteil Ihrer Arbeit, wenn Sie eine Immobilie vermieten. Insbesondere wenn Sie mehrere Wohnungen oder Häuser vermieten, nimmt die Nebenkostenabrechnung viel Zeit in Anspruch. Grundsteuer, Warmwasser und Heizkosten sind einige der Betriebskosten, die in der Nebenkostenabrechnung aufgeführt werden.

Aber wie muss eine Nebenkostenrechnung aussehen? Was gehört dazu, was darf mit rein und was nicht? Was Sie als Vermieter bzw. Vermieterin bei einer Nebenkostenabrechnung beachten müssen, erfahren Sie in unserem Immobilienratgeber.

Das Wichtigste zu den Nebenkosten in Kürze

• Die Nebenkostenabrechnung muss jährlich erstellt werden. Die späteste Frist ist 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Eine Ausnahme ist nur möglich, wenn der Vermieter bzw. die Vermieterin nachweislich keine Schuld an der Verspätung trägt.
• Die Nebenkosten werden immer für einen Zeitraum von exakt 12 Monaten abgerechnet. Wann dieser Zeitraum beginnt und endet, ist individuell.
• In der Nebenkostenabrechnung dürfen alle Betriebskosten und Positionen abgerechnet werden, die in der Betriebskostenverordnung gelistet werden. Wie genau die Kosten auf einzelne Mietende verteilt werden, ist im Umlageschlüssel festgehalten.

Nebenkostenabrechnung: was darf rein, was nicht?

Insgesamt fallen unter die Nebenkosten alle Kosten, die für den Vermieter bzw. die Vermieterin durch die zu vermietende Immobilie entstehen. Dazu gehören folgende Kosten:

Wie muss eine Nebenkostenabrechnung aussehen?

Nebenkosten-Verteilerschlüssel: Das gilt es beim Umlageschlüssel zu beachten

Der Verteilerschlüssel, auch Umlageschlüssel genannt, legt fest, wie die Betriebskosten auf die Mieterinnen und Mieter umgelegt werden. Dieser sollte in Ihrer Abrechnung unbedingt enthalten sein. Der Umlageschlüssel für die Nebenkosten muss gesetzlich im Mietvertrag aufgeführt sein. Fehlt eine solche Vereinbarung, werden Nebenkosten entsprechend der Wohnfläche verteilt (§ 556a, Abs. 1 BGB).

Eine Ausnahme bilden die Heizkosten: Die Heizkostenverordnung besagt, dass mindestens 50 Prozent, höchstens jedoch 70 Prozent der entstehenden Kosten nach Verbrauch abgerechnet werden müssen. Das gilt, wenn eine zentrale Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlage in der Immobilie vorhanden ist. Bei älteren oder schlecht gedämmten Wohnungen kann eine höhere Umlage nach Verbrauch fällig werden, sodass 70 Prozent die Regel sind.

Als Vermieter:in stehen Ihnen vier unterschiedliche Umlageschlüssel bzw. Verteilerschlüssel zur Verfügung, mithilfe derer Sie die Nebenkosten abrechnen:

• Nebenkosten-Verteilerschlüssel nach Wohnfläche (Abrechnung nach Quadratmetern): z. B. für Wasser und Abwasser
• Nebenkosten-Verteilerschlüssel nach Verbrauch: z. B. für Warmwasser und Heizung
• Nebenkosten-Verteilerschlüssel nach Wohneinheit: z. B. für die Grundsteuer
• Nebenkosten-Verteilerschlüssel nach Personenzahl: z. B. für Abfallgebühren

Abfluss- oder Leistungsprinzip: Wie werden Rechnungen in die Nebenkostenabrechnung integriert?

Das Abfluss- und Leistungsprinzip regeln, wie und wann bestimmte Kosten in einer Nebenkostenabrechnung erfasst werden:

• Abflussprinzip: Dieses Prinzip besagt, dass Kosten dann zu berücksichtigen sind, wenn sie tatsächlich bezahlt wurden. Das bedeutet, dass Rechnungen in der Nebenkostenabrechnung des Jahres erfasst werden, in dem sie bezahlt wurden, unabhängig davon, für welchen Zeitraum sie gelten.
• Leistungsprinzip: Im Gegensatz dazu werden beim Leistungsprinzip Kosten in dem Jahr berücksichtigt, in dem die Leistung tatsächlich erbracht wurde. Dies ist unabhängig davon, wann die Rechnung bezahlt wurde. Dieses Prinzip ist relevant, wenn z.B. die Heizkosten für Dezember erst im folgenden Januar bezahlt werden, aber noch zur Abrechnung des vorherigen Jahres gehören.

Wenn Rechnungen nicht zum Zeitraum der Nebenkostenabrechnung passen, kommt es darauf an, welches Prinzip im Mietvertrag vereinbart wurde oder welches gesetzlich vorgeschrieben ist. In Deutschland ist das Leistungsprinzip meistens maßgebend für die Nebenkostenabrechnung. Das bedeutet, dass Kosten dem Abrechnungsjahr zugeordnet werden müssen, in dem die Leistung erbracht wurde. Diese Regelung hilft, eine faire Zuordnung der Kosten sicherzustellen und Konflikte zwischen Vermieter:innen und Mieter:innen bezüglich der Zahlungszeitpunkte zu vermeiden.

Fehler in der Nebenkostenabrechnung: Und jetzt?

Inhaltliche Fehler in der Nebenkostenabrechnung entstehen, wenn der Vermieter bzw. die Vermieterin vereinbarte Kosten nicht abrechnet, Abrechnungspositionen vergisst oder Berechnungsfehler macht. Vermieter haben eine Frist von 12 Monaten, um solche Fehler zu korrigieren. Nach dieser Frist können sie fehlerhaft erstattete Guthaben nicht mehr vom Mieter:innen zurückfordern. In Ausnahmefällen, wie bei nachträglichen Erhöhungen der Grundsteuer ohne vorliegende Unterlagen, darf der Vermieter oder die Vermieterin auch nach Fristablauf nachfordern, muss dies jedoch innerhalb von drei Monaten nach Erhalt der notwendigen Unterlagen tun.

Nebenkostenabrechnung – bis wann ist sie fällig?

Abrechnungszeitraums vorliegen. Bei dem üblichen Abrechnungszeitraum, der vom 1. Januar bis zum 31. Dezember reicht, muss diese folglich spätestens am 31. Dezember des Folgejahres bei dem Mieter bzw. der Mieterin eintreffen. Dabei ist zudem darauf zu achten, dass die Nebenkostenabrechnung ein Jahr nicht überschreiten darf. Ist das der Fall, kann die Abrechnung für ungültig erklärt werden. Eine Abrechnung über eine kürzere Periode oder einen Zeitraum, der nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, ist aber durchaus möglich.

Die Mieter:innen haben nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung ein Jahr Zeit, um diese auf formelle und inhaltliche Korrektheit zu prüfen. Dabei hat der Mieter bzw. die Mieterin das Recht, alle Belege einzusehen, die für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung genutzt wurden. Sollten dabei Unzulänglichkeiten auftauchen, können Mieter:innen innerhalb dieser Frist Widerspruch einlegen.

Rückzahlung der Nebenkosten – bis wann?

Ist die Nebenkostenvorauszahlung höher ausgefallen als die tatsächlich verursachten Nebenkosten, so ist der Vermieter bzw. die Vermieterin dazu verpflichtet, diese Kosten rückzuerstatten. Die Rückzahlung muss bis 30 Tage nach Eingang der Nebenkostenabrechnung ausgezahlt werden (BGB §286).

Die Alternative: Nebenkostenpauschale

Als Vermieter:in haben Sie neben der klassischen Nebenkostenabrechnung jedoch auch die Möglichkeit, die Nebenkostenabrechnung mithilfe einer sogenannten Nebenkostenpauschale zuumgehen. Hierunter wird nach §556 Abs. 2 BGB ein pauschal festgelegter Betrag verstanden, den Sie als Vermieter:in mit der Miete zusammen erheben können. Die Pauschale muss hierfür ausdrücklich im Mietvertrag aufgeführt und vereinbart sein und ist auch ohne Nebenkostenabrechnung gültig. Der Vertrag muss klar definieren, welche Nebenkosten von der Pauschalzahlung abgedeckt sind und ob Kosten separat abgerechnet werden, da sonst alle anfallenden Kosten als durch die Pauschale abgegolten gelten.

Das bedeutet auch, dass Sie als Vermieter:in keinen Betrag zurückzahlen müssen, wenn die Kosten am Ende geringer ausfallen sollten. Entsprechend sind aber auch Rückforderungen nicht möglich, sollten die gezahlten Nebenkosten die tatsächlichen Kosten am Ende nicht decken können. Eine Ausnahme ist hier die Abrechnung von Warmwasser- und Heizkosten, die laut Gesetz verbrauchsabhängig berechnet werden sollen. Diese Kosten dürfen nicht in einer Pauschale berechnet werden.

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