Hausverwaltung: Darauf sollten Eigentümer:innen achten

Die professionelle Immobilienverwaltung eines Mehrfamilienhauses oder einer Wohnanlage ist für Eigentümer und Eigentümerinnen oft eine große Herausforderung und mit viel Mühe und Zeit verbunden. Deshalb übergeben Immobilienbesitzer:innen die lästige Aufgabe der Hausverwaltung oft an externe Dienstleister. Eine qualifizierte Hausverwaltung übernimmt alle wichtigen Aufgaben, um den reibungslosen Ablauf des Immobilienmanagements sicherzustellen.

Damit die Immobilienvermietung oder die Verwaltung von Eigentumswohnungen als Eigentümer:in reibungslos funktioniert, ist es wichtig, die richtige Hausverwaltung auszuwählen. Worauf Sie als Hauseigentümer:in bei einer Hausverwaltung achten sollten – Aufgaben und Grenzen der Befugnisse – erfahren Sie in unserem Immobilienratgeber.

Hausverwaltung: Aufgaben und Pflichten

Bei einer Wohneigentümergemeinschaft (WEG) gilt sogar eine gesetzliche Verwalterpflicht durch das Wohneigentumsgesetz. Hiernach kann die Verwaltung einer WEG zwar theoretisch auch eine:r der Eigentümer:innen übernehmen. Da die Richtlinien und Gesetze des WEG-Rechts sehr komplex sind und darüber hinaus Interessenkonflikte entstehen können, empfiehlt es sich, eine professionelle Hausverwaltung zu finden. Und auch für Miethausbesitzer:innen kann es sinnvoll sein, für Verwaltungsaufgaben einen Profi zu beauftragen.

Die professionelle Hausverwaltung übernimmt eine Vielzahl von Aufgaben rund um die Verwaltung der Immobilie, um den reibungslosen Betrieb der Wohnanlagen zu gewährleisten.

Das sind einige wichtige Aufgaben einer Hausverwaltung bei Immobilien:

• Buchhaltung und Finanzen: Die Hausverwaltung kümmert sich um die Buchhaltung und Finanzverwaltung. Dazu gehören die Erstellung von Jahresabrechnungen, die Prüfung der Zahlungseingänge, die Verwaltung von Rücklagen und sowie die Verwaltung und Kostenübernahme für externe Dienstleister wie Reinigungsfirmen und Handwerker:innen.
• Instandhaltungs- und Reparaturmaßnahmen: Die Hausverwaltung organisiert und kontrolliert notwendige Reparaturen und Instandhaltungsarbeiten in der Wohnanlage.
• Verwaltung von Mietverhältnissen: Falls es Mietwohnungen in der Anlage gibt, kümmert sich die Hausverwaltung um die Vermietung der Wohnungen, den Mieterwechsel, die Verwaltung von Mietverträgen und die Einforderung von Mietzahlungen.
• Kommunikation mit Eigentümer:innen und Mieter:innen: Die Hausverwaltung ist Ansprechpartner bei allen Fragen für Eigentümer:innen und Mieter:innen. So ist sie die erste Anlaufstelle bei Fragen, Anregungen und Beschwerden und informiert über wichtige Entwicklungen und Beschlüsse in Bezug auf die Wohnanlage.
• Einhaltung von rechtlichen Bestimmungen: Die Hausverwaltung sorgt dafür, dass alle gesetzlichen Vorschriften und Bestimmungen eingehalten werden. Dazu gehören beispielsweise die Punkte Brandschutz, Energieeffizienz in Bezug auf den Energieausweis und Datenschutz.

Hausverwaltungsvertrag: Was ist zu beachten?

Um Probleme mit Hausverwaltung als Eigentümer bzw. Eigentümerin zu vermeiden, gibt es einige Dinge, die Sie beachten sollten. So sollten Sie als Eigentümerin bzw. Eigentümer unbedingt vorab einen detaillierten Hausverwaltungsvertrag erstellen.

Einige wichtige Punkte, die in einem Vertrag mit einer Hausverwaltung enthalten sein sollten, sind folgende:

• Leistungsumfang der Hausverwaltung: Der Vertrag sollte genau festlegen, welche Aufgaben die Hausverwaltung übernimmt und welche nicht in den Zuständigkeitsbereich fallen. Auch mögliche Zusatzleistungen und Aufgaben können vertraglich festgehalten werden, wie etwa die Organisation von Eigentümerversammlungen.
• Vergütung: Vereinbaren Sie als Eigentümer:in unbedingt eine transparente Regelung zur Vergütung der Hausverwaltung. Das kann beispielsweise die Festlegung eines Festbetrags sein, die prozentuale Vergütung vom Gesamtbudget oder eine Kombination aus beidem.
• Vertragslaufzeit: Legen Sie die Laufzeit des Hausverwaltungsvertrags fest. Dazu gehören auch Bedingungen, unter welchen eine vorzeitige Kündigung möglich ist.
• Haftung und Versicherung: Stellen Sie sicher, dass der Hausverwaltungsvertrag detaillierte Regelungen zur Haftung der Hausverwaltung und den erforderlichen Versicherungen enthält.
• Vertragsbeendigung: Halten Sie Regelungen für eine mögliche Vertragsbeendigung fest. Dazu gehören eine angemessene Kündigungsfrist und die Übergabe der Verwaltungsunterlagen.

Was darf eine Hausverwaltung nicht?

Obwohl eine Hausverwaltung eine Vielzahl von Aufgaben übernimmt, gibt es auch Grenzen ihrer Befugnisse. Eine Hausverwaltung darf zum Beispiel nicht eigenmächtig über größere finanzielle Ausgaben entscheiden, die vertraglich nicht geregelt sind. Hierfür muss eine vorherige Absprache mit den Eigentümer:innen stattfinden. Ebenso darf die Hausverwaltung keine Mietverträge abschließen oder Kündigungen ohne die Zustimmung des Eigentümers bzw. der Eigentümerin aussprechen.

Es ist wichtig, die Kompetenzen, Aufgaben und Befugnisse der Hausverwaltung im Vertrag klar zu definieren, um Missverständnisse und Probleme zwischen Hausverwaltung und Eigentümer:innen zu vermeiden.

Hausverwaltung wechseln: Was Sie als Eigentümer:in beachten sollten

Wenn Sie mit der aktuellen Hausverwaltung unzufrieden sind oder einen Wechsel der Hausverwaltung aus anderen Gründen in Betracht ziehen, sollten Sie als Eigentümer:in folgende Dinge beachten:

• Prüfen Sie den bestehenden Vertrag: Laufzeit, Kündigungsfristen und Bedingungen für einen möglichen Wechsel
• Neue Hausverwaltung finden: Bei der Suche einer guten Hausverwaltung sollten Sie verschiedene Hausverwaltungen vergleichen und dabei auf Leistungen und Referenzen achten. Holen Sie mehrere Angebote ein und treffen Sie eine Entscheidung, die gut überlegt ist.
• Informieren Sie alle Eigentümer:innen: Informieren Sie die anderen Eigentümer:in:nen über den geplanten Wechsel der Hausverwaltung. In einer Eigentümerversammlung kann die Entscheidung gemeinsam getroffen werden und ein neuer Verwalter gewählt werden.
• Regeln Sie den Übergang: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Verträge und Unterlagen an die neue Hausverwaltung übergeben werden. Klären Sie auch die Modalitäten für die Übergabe von Finanzmitteln.

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