Wohnungsübergabeprotokoll: Alle Infos inklusive PDF-Vorlage

Ein Wohnungsübergabeprotokoll ist ein zentrales Dokument nach oder vor der Vermietung einer Wohnung. Es schützt sowohl Mieter:innen als auch Vermieter:innen vor späteren Streitigkeiten. Doch worauf kommt es an? Was gehört in ein Abnahmeprotokoll für eine Wohnung – und wie sieht eine sinnvolle Vorlage aus? In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige rund um das Thema Wohnungsübergabeprotokoll, inklusive kostenfreier Vorlage als PDF zum Download.

Wohnungsübergabeprotokoll im Überblick

• Das Wohnungsübergabeprotokoll dokumentiert den Zustand der Wohnung bei Ein- oder Auszug.
• Es hält Zählerstände, Schlüsselanzahl und Mängel schriftlich fest.
• Es dient zum Schutz von Mieter:innen und Vermieter:innen vor späteren Streitigkeiten.
• Die Vorlage als PDF hilft bei der strukturierten und rechtssicheren Abnahme.

Was ist ein Wohnungsübergabeprotokoll?

Das Wohnungsübergabeprotokoll – auch Abnahmeprotokoll genannt – ist ein schriftliches Dokument, das bei der Übergabe einer Wohnung erstellt wird. Es hält den Zustand der Immobilie zum Zeitpunkt des Ein- oder Auszugs detailliert fest. Typischerweise wird es bei Auszug eines Mieters bzw. einer Mieterin angefertigt, aber auch beim Einzug kann ein Protokoll sinnvoll sein, um spätere Diskussionen über Schäden oder Gebrauchsspuren zu vermeiden.

Ein solches Abnahmeprotokoll für die Wohnung ist rechtlich zwar nicht verpflichtend, wird aber dringend empfohlen – insbesondere in Streitfällen kann es als Beweismittel dienen. Zudem wird eine Aufbewahrung von drei Jahren bis zum Ablauf der Verjährungsfrist empfohlen.

Inhalte eines Wohnungsübergabeprotokolls

Ein vollständiges Wohnungsübergabeprotokoll sollte folgende Punkte enthalten:

• Allgemeine Daten: Name von Mieter:in und Vermieter:in, Adresse der Wohnung, Datum der Übergabe.
• Zählerstände: für Strom, Wasser, Gas und ggf. Heizkostenverteiler.
• Schlüsselübergabe: Auflistung aller übergebenen Schlüssel (Haus-, Wohnungs-, Briefkasten- und ggf. Kellerschlüssel).
• Zustand der Räume: Jeder Raum (Wohnzimmer, Bad, Küche etc.) sollte einzeln bewertet werden – z. B. „einwandfrei“, „Kratzer im Parkett“, „Bohrlöcher vorhanden“ usw.
• Schäden und Mängel: Alle sichtbaren Schäden müssen genau dokumentiert werden, am besten mit Fotos.
• Renovierungsbedarf: Falls noch Schönheitsreparaturen anstehen oder Wände gestrichen werden müssen, sollte dies festgehalten werden.
• Unterschriften: Das Protokoll muss von beiden Parteien unterschrieben werden.

Warum ist das Wohnungsübergabeprotokoll so wichtig?

Ein Wohnungsübergabeprotokoll schützt sowohl Mieter:innen als auch Vermieter:innen vor Streitigkeiten, falls bei einem Auszug Mängel an der Wohnung festgestellt werden. Der Prozess gestaltet sich hier idealerweise wie folgt:

• Bei dem Einzug der neuen Mieter:innen wird ein Wohnungsübergabeprotokoll erstellt, welches alle Mängel beinhaltet, die zum Zeitpunkt der Wohnungsübergabe von Mieter:in und Vermieter:in festgestellt werden. Im Zuge dessen kann auch die Behebung etwaiger Mängel festgehalten werden, dies ist jedoch optional. Im Anschluss wird das Protokoll von beiden Parteien unterschrieben.
• Bei einem Auszug wird ein Abnahmeprotokoll auf Basis des ersten Wohnungsübergabeprotokolls angelegt. Sollten zusätzliche Mängel feststellbar sein, die sich auf den oder die Mieter:in zurückführen lassen, ist der oder die Mieter:in dazu angehalten, diese Mängel zu beseitigen. Ggf. kann der oder die Mieter:in auch einen Geldbetrag in Form der Kaution bzw. Teilen der Kaution bereitstellen, der es dem oder der Vermieter:in ermöglicht, die festgestellten Mängel selbst zu beseitigen. Weigert sich der oder die Mieter:in, behält der oder die Vermieter:in die Kaution bis zur Klärung ein.

Von der Erstellung eines Wohnungsübergabeprotokolls profitieren somit einerseits Vermieter:innen. Sollte nämlich ein Schaden erst nach der Übergabe auffallen, ist es ohne Abnahmeprotokoll der Wohnung schwierig, diesen nachzuweisen und ggf. Kosten geltend zu machen.

Auf der anderen Seite profitieren aber auch Mieter:innen, wenn Sie basierend auf dem zum Einzugszeitpunkt erstellten Übergabeprotokolls nachweisen können, dass ein Mangel schon zum Zeitpunkt des Zeitpunkts bestand und folglich nicht von ihnen selbst verursacht worden ist.

Wohnungsübergabeprotokoll als Vorlage zum Ausdrucken (PDF)

Damit Sie bei der nächsten Wohnungsübergabe nichts vergessen, stellen wir Ihnen eine kostenfreie Wohnungsübergabeprotokoll-Vorlage als PDF zur Verfügung. Diese können Sie ganz einfach ausdrucken und bei der Übergabe ausfüllen. Es enthält alle relevanten Punkte – von Zählerständen über Raumzustände bis hin zur Schlüsselübergabe.

Die Abnahmeprotokollvorlage als PDF ist so gestaltet, dass sie sowohl beim Einzug als auch beim Auszug verwendet werden kann. Natürlich können Sie die Felder individuell anpassen – z. B. zusätzliche Räume oder Anmerkungen einfügen.

Tipps für eine reibungslose Wohnungsabnahme

Damit beim Erstellen des Protokolls während der Wohnungsübergabe alles glattläuft, hier einige Hinweise:

• Zeit einplanen: Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Begehung. Ein überhastetes Protokoll birgt Fehlerquellen.
• Zeug:innen dabeihaben: Optional kann eine dritte Person zur Übergabe hinzugezogen werden.
• Fotos machen: Ergänzen Sie das Abnahmeprotokoll der Wohnung mit Fotos der Schäden – idealerweise mit Datum.
• Zählerstände gemeinsam ablesen: So vermeiden Sie spätere Diskussionen über Verbrauchswerte.
• Kopie für beide Seiten: Sowohl Mieter:in als auch Vermieter:in sollten ein unterschriebenes Exemplar erhalten.

Unterschiede: Abnahmeprotokoll vs. Übergabeprotokoll

Die Begriffe Abnahmeprotokoll und Wohnungsübergabeprotokoll werden häufig synonym verwendet. In der Praxis meint das Abnahmeprotokoll der Wohnung in der Regel die Dokumentation beim Auszug, während das Übergabeprotokoll auch beim Einzug zum Einsatz kommt. Wichtig ist in beiden Fällen die genaue Dokumentation.

Ein Wohnungsübergabeprotokoll bietet Sicherheit für beide Seiten und ist im Mietrecht fest etabliert. Es schützt vor finanziellen Nachteilen, beugt Missverständnissen vor und schafft Klarheit über den Zustand der Wohnung.

Nutzen Sie gerne unsere Wohnungsübergabeprotokoll-Vorlage – als praktische PDF zum Ausdrucken – damit Sie bei der nächsten Übergabe gut vorbereitet sind.

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Ein sorgfältig erstelltes Wohnungsübergabeprotokoll ist ein wichtiger Bestandteil jeder Wohnungsübergabe – insbesondere im Rahmen einer professionellen Vermietung oder beim Immobilienverkauf. Wenn Sie eine Immobilie vermieten oder verkaufen möchten, steht Ihnen KSK-Immobilien mit umfassender Beratung zur Seite. Unsere Expert:innen begleiten Sie bei allen Fragen rund um Mietverträge, Wohnungsabnahmen sowie bei der Erstellung notwendiger Unterlagen – etwa dem Mietvertrag oder Energieausweis. Auch bei der Immobilienbewertung oder Vermarktung Ihrer Immobilie erhalten Sie professionelle Unterstützung. Vereinbaren Sie gerne einen unverbindlichen Beratungstermin, um Ihre Immobilie zu vermieten oder zu verkaufen.