Nebenkostenabrechnung erstellen: Das müssen Sie beachten

Wenn Sie eine Immobilie vermieten, gibt es eine Menge zu tun. Insbesondere wenn Sie mehrere Wohnungen oder Häuser vermieten, nimmt die Nebenkostenabrechnung viel Zeit in Anspruch. Grundsteuer, Warmwasser und Heizkosten sind einige der Betriebskosten, die in der Nebenkostenabrechnung aufgeführt werden.

Wie muss eine Nebenkostenrechnung aussehen? Was gehört dazu, was darf mit rein und was nicht? Was Sie als Vermieter bzw. Vermieterin bei einer Nebenkostenabrechnung beachten müssen, erfahren Sie in unserem Immobilienratgeber.

Unterschied zwischen Nebenkosten und Betriebskosten?

Da oftmals Verwirrung bei den Begrifflichkeiten Nebenkosten und Betriebskosten herrscht, klären wir zunächst kurz den Unterschied. Generell werden beide Begriffe synonym verwendet, da als Nebenkosten alle Betriebskosten gelten, die zusätzlich zur Miete für ein Haus oder eine Wohnung anfallen. Der korrekte Begriff ist jedoch die Betriebskostenabrechnung.

Unter die Betriebskosten fallen die Kosten, die laufend entstehen, um den Gebrauch der Immobilie zu gewährleisten. Die genauen Vorschriften sind gesetzlich in §1 der Betriebskostenverordnung festgehalten. Sie sind also Teil der Nebenkosten. Die korrekte Definition lautet folglich: Alle Betriebskosten sind Nebenkosten, aber nicht alle Nebenkosten sind auch Betriebskosten.

Als Vermieterin bzw. Vermieter sollten Sie die geltenden Unterschiede kennen, da diese nicht zuletzt für die Mieterinnen und Mieter von großer Relevanz sind. So dürfen Sie als Vermieter:in Ihre Mieter:innen zwar an den Betriebskosten beteiligen, jedoch nicht an den Nebenkosten, die nicht als Betriebskosten gelten.

Nebenkostenabrechnung: was darf rein, was nicht?

Insgesamt fallen unter die Nebenkosten alle Kosten, die für den Vermieter bzw. die Vermieterin durch die zu vermietende Immobilie entstehen. Dazu gehören folgende Kosten:

• Grundsteuer
• Warmwasserkosten und Heizkosten
• Wasser- und Abwassergebühren
• Fahrstuhlbetrieb
• Müllabfuhr und Straßenreinigung
• Hausmeister
• Hausreinigung
• Gartenpflege
• Beleuchtung
• Schornsteinfeger:in
• Bestimmte Versicherungen (z.B. Wohngebäudeversicherung)
• Gemeinschaftsantenne, Breitbandkabel
• Sonstige Betriebskosten und Nebenkosten

Besitzen Sie als Vermieter:in beispielsweise ein Mehrfamilienhaus mit einem Aufzug, beteiligen Sie die Mieter:innen an den anfallenden Betriebskosten. Auch Mieter:innen, die im Erdgeschoss wohnen und den Fahrstuhl theoretisch nicht nutzen, werden an diesen Kosten beteiligt.

Diese Nebenkosten dürfen nicht auf Mieter:innen umgelegt werden

Folgende Kosten gehören nicht zu den Betriebskosten und dürfen von Ihnen als Vermieter:in folglich nicht auf Ihre Mieter:innen umlegt werden:

• Anfallende Kosten für die Hausverwaltung
• Grunderwerbsteuer, Einkommensteuer auf Mieteinnahmen, Erbschaftssteuer
• Rechtsschutzversicherung (auch andere Versicherungen wie die Mietverlustversicherung oder Hausratversicherungen dürfen nicht auf Mieter:innen umgelegt werden)
• Bankgebühren (wie z.B. Kontoführungsgebühren)
• Verwaltungskosten
• Reparaturkosten
• Kosten für Ungezieferbeseitigung
• Nebenkosten, die bei Wohnungsleerstand in einem Mehrfamilienhaus anfallen
• Zahlungen an die Hausverwaltung für Rücklagen, die der Sanierung und Instandhaltung dienen
• Einmalige Ausgaben für die Umgestaltung des Gartens und neue Gartenanlagen
• Kosten für die Anschaffung von Gartengeräten, Müllbehältern etc.
• Kosten für die Erneuerung des Gehwegbelages

Sollten diese Kostenpunkte in Ihrer Betriebskostenabrechnung auftauchen, können Ihre Mieterinnen und Mieter hiergegen einen Widerspruch einlegen.

Nebenkosten abrechnen: Darauf sollten Sie achten

Als Vermieter:in sind Sie dazu verpflichtet, ein Mal pro Jahr eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Hierbei ist es wichtig, dass diese den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Folgende Angaben müssen in Ihrer Nebenkostenabrechnung aufgeführt sein:

• Der exakte Abrechnungszeitraum
• Eine Kostenaufstellung der Gesamtkosten
• Die Berechnung des Mieteranteils
• Eine Erläuterung des Nebenkosten-Verteilerschlüssels
• Abzug der Vorauszahlungen durch den Mieter bzw. die Mieterin

Als Vermieter:in haben Sie jedoch auch die Möglichkeit, die Nebenkostenabrechnung mithilfe einer sogenannten Nebenkostenpauschale zu umgehen. Hierunter wird nach §556 Abs. 2 BGB ein pauschal festgelegter Betrag verstanden, den Sie als Vermieter:in mit der Miete zusammen erheben können. Die Pauschale muss hierfür ausdrücklich im Mietvertrag aufgeführt sein und ist auch ohne Nebenkostenabrechnung gültig.

Das bedeutet auch, dass Sie als Vermieter:in keinen Betrag zurückzahlen müssen, wenn die Kosten am Ende geringer ausfallen sollten. Entsprechend sind aber auch Rückforderungen nicht möglich, sollten die gezahlten Nebenkosten die tatsächlichen Kosten am Ende nicht decken können.

Nebenkosten-Verteilerschlüssel: Das gilt es beim Umlageschlüssel zu beachten

Der Verteilerschlüssel, auch Umlageschlüssel genannt, legt fest, wie die Betriebskosten auf die Mieterinnen und Mieter umgelegt werden. Dieser sollte in Ihrer Abrechnung unbedingt enthalten sein. Der Umlageschlüssel für die Nebenkosten muss gesetzlich im Mietvertrag aufgeführt sein. Fehlt eine solche Vereinbarung, werden Nebenkosten entsprechend der Wohnfläche verteilt.

Als Vermieter:in stehen Ihnen vier unterschiedliche Umlageschlüssel bzw. Verteilerschlüssel zur Verfügung, mithilfe derer Sie die Nebenkosten abrechnen:

• Nebenkosten-Verteilerschlüssel nach Wohnfläche: z. B. für Wasser und Abwasser
• Nebenkosten-Verteilerschlüssel nach Verbrauch: z. B. für Warmwasser und Heizung
• Nebenkosten-Verteilerschlüssel nach Wohneinheit: z. B. für die Grundsteuer
• Nebenkosten-Verteilerschlüssel nach Personenzahl: z. B. für Abfallgebühren

Nebenkostenabrechnung: Diese Fristen gelten

Die Nebenkostenabrechnung muss den Mieter:innen spätestens ein Jahr nach Ablauf des Abrechnungszeitraums vorliegen. Bei dem üblichen Abrechnungszeitraum, der vom 1. Januar bis zum 31. Dezember reicht, muss diese folglich spätestens am 31. Dezember des Folgejahres bei dem Mieter bzw. der Mieterin eintreffen. Dabei ist zudem darauf zu achten, dass die Nebenkostenabrechnung ein Jahr nicht überschreiten darf. Ist das der Fall, kann die Abrechnung für ungültig erklärt werden. Eine Abrechnung über eine kürzere Periode oder einen Zeitraum, der nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, ist aber durchaus möglich.

Die Mieter:innen haben nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung ein Jahr Zeit, um diese auf formelle und inhaltliche Korrektheit zu prüfen. Dabei hat der Mieter bzw. die Mieterin das Recht, alle Belege einzusehen, die für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung genutzt wurden. Sollten dabei Unzulänglichkeiten auftauchen, können Mieter:innen innerhalb dieser Frist Widerspruch einlegen.

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