Datenschutzerklärung für die E-Mail-Kommunikation mit Bewerbern, Interessenten und Kunden nach Art. 13 DSGVO – zuletzt aktualisiert am 14. Juli 2021

In dieser Datenschutzerklärung wird aus Vereinfachungsgründen nur die männliche Form bei Beschreibungen von Personen, Positionen etc. gewählt. Es wird jedoch ausdrücklich darauf hingewiesen, dass diese Regelung als geschlechtsneutral anzusehen ist.

1. Verantwortlicher i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist derjenige, der allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

Im Hinblick auf unsere Internetseite ist der Verantwortliche:

KSK-Immobilien GmbH

Richmodstraße 2

50667 Köln

Email: info@ksk-immobilien.de

Telefon: +49 (0) 221 / 179494-0

Telefax: +49 (0) 221 / 179494-99

Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Sie können sich auch jederzeit in Fragen des Datenschutzes an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Dieser ist zu erreichen unter:

Name: Dirk-Michael Mülot

Anschrift: Sachverständigenbüro Mülot GmbH, Grüner Weg 80, 48268 Greven

E-Mail: datenschutz@svb-muelot.de

Telefon: 02571-5402-0

2. Datensicherheit und Datenschutz für Bewerber, Interessenten und Kunden, Kommunikation per E-Mail

Ihre personenbezogenen Daten werden durch technische und organisatorische Maßnahmen so bei der Erhebung, Speicherung und Verarbeitung geschützt, dass sie für Dritte nicht zugänglich sind. Bei einer unverschlüsselten Kommunikation per E-Mail kann die vollständige Datensicherheit auf dem Übertragungsweg zu unseren IT-Systemen von uns nicht gewährleistet werden, so dass wir bei Informationen mit hohem Geheimhaltungsbedürfnis eine verschlüsselte Kommunikation oder den Postweg empfehlen.

• Automatische E-Mail-Archivierung
  • Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
    Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass unser Mailsystem über ein automatisiertes Archivierungsverfahren verfügt. Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden hierdurch revisionssicher digital archiviert. Bewerbungen, die über info@ksk-immobilien.de oder das Karriereportal der KSK-Immobilien GmbH zur Verfügung gestellt werden, sind von der Archivierung ausgenommen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung im Bewerbungszusammenhang durch die KSK-Immobilien GmbH finden Sie unter https://sparkasse.mein-check-in.de/ksk-immobilien/privacy.
  • Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
    Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung). Die rechtliche Verpflichtung besteht in der Einhaltung steuerrechtlicher und handelsrechtlicher Vorgaben (z.B. §§ 146, 147 AO, §§ 238, 257 HGB).
  • Zweck der Datenverarbeitung
    Der Zweck der Archivierung besteht in der Einhaltung steuerrechtlicher (z.B. §§ 146, 147 AO Pflicht zur Aufbewahrung von E-Mails von steuerrechtlicher Relevanz) und handelsrechtlicher Vorgaben (z.B. §§ 238, 257 HGB Pflicht zur Archivierung von Geschäftskorrespondenz).
  • Dauer der Speicherung
    Die Speicherung unserer Mailkommunikation erfolgt bis zum Ablauf steuerrechtlicher und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Die Aufbewahrungsdauer kann bis zu 10 Jahre betragen.
    
• Weiterleitung von E-Mails an anderen Kundenberater oder Teammitglieder
  • Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
    Sie können über unsere zur Verfügung gestellte E-Mail-Adresse, über das Kontaktformular, über Ihr Kundenkonto oder über die Ihnen bereits bekannte E-Mail-Adresse des jeweiligen Kundenberaters Kontakt zu uns aufnehmen. In diesem Fall werden wir Ihre personenbezogenen Daten speichern, die mit Ihrer E-Mail an uns übermittelt werden. Diese Daten verarbeiten wir zur Führung der Konversation mit Ihnen. Dies kann im Zusammenhang eines Vertrages mit Ihnen erfolgen, wenn wir etwa zunächst Ihre Immobilie bewerten sollen. Sollten Sie sich an einen unserer Mitarbeiter wenden, können Ihre E-Mails unter Umständen durch weitere Kollegen zur Bearbeitung dringender Angelegenheiten oder bei Abwesenheiten eingesehen werden.
  • Rechtsgrundlage und Zwecke für die Verarbeitung personenbezogener Daten
    Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag).  Zur Durchführung Ihrer Immobilienbewertung oder zwecks Erwerbs oder Veräußerung von Immobilien verarbeiten wir Ihre Daten, die Sie im Zuge Ihrer E-Mails an uns senden.
    Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein wirtschaftliches Interesse daran, sowohl im Sinne der KSK-Immobilien GmbH aber auch in Ihrem Interesse die E-Mail im besonders dringenden Fällen oder in Abwesenheiten Ihres Ansprechpartners innerhalb der KSK-Immobilien auf Mails der Kollegen zugreifen zu können, damit Ihre Angelegenheiten rund um Ihre Immobilie oder eines bevorstehenden Erwerbs und/oder Veräußerung einer Immobilie unverzüglich erledigt werden.
  • Dauer der Speicherung
    Haben wir die jeweilige E-Mail-Konversation mit Ihnen abgeschlossen, werden wir Ihre personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen der E-Mail von Ihnen erhalten haben, löschen, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungsfristen verpflichteten uns, diese Daten darüber hinaus aufzubewahren.

3. Widerruf von Einwilligungen – Datenauskünfte und Änderungswünsche – Löschung & Sperrung von Daten

Sie haben in angemessenen Abständen ein Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten Daten sowie jederzeit ein Recht auf Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch, Widerruf, Sperrung oder Löschung Ihrer Daten. Ihre Daten werden von uns auf erstes Anfordern gelöscht, falls dem nicht gesetzliche Regelungen entgegenstehen. Sie können eine uns erteilte Erlaubnis, Ihre persönlichen Daten zu nutzen, also jederzeit widerrufen. Auskunfts-, Löschungs- und Berichtigungswünsche zu Ihren Daten und gerne auch Anregungen können Sie jederzeit an folgende Adresse senden:

KSK-Immobilien GmbH
Richmodstraße 2
50667 Köln

E-Mail: info@ksk-immobilien.de
Tel.: +49 (0) 221 / 179494-0
Fax: +49 (0) 221 / 179494-99

4. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben den Anspruch, dass wir Ihnen die Ihre Person betreffenden Daten, die Sie uns übermittelt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen. Sie können von uns zudem verlangen, dass wir diese Daten einem Dritten, auf Ihre erste Weisung hin unverzüglich übermitteln, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruht und die Verarbeitung durch uns im Rahmen einer automatisierten Datenverarbeitung erfolgt.
Bei der Ausübung dieses Rechts der Datenübertragbarkeit haben Sie ferner das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.
Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

5. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde gem. Art. 77 Abs. 1 DSGVO

Sofern Sie den Verdacht haben, dass auf unserer Seite Ihre Daten rechtswidrig verarbeitet werden, können Sie selbstverständlich jederzeit eine gerichtliche Klärung der Problematik herbeiführen. Unabhängig davon steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, sich an eine Aufsichtsbehörde zu wenden. Das Beschwerderecht steht Ihnen in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes und/oder des Orts des vermeintlichen Verstoßes zu, d.h. Sie können die Aufsichtsbehörde, an die Sie sich wenden, an den oben genannten Orten wählen. Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet Sie dann über den Stand und die Ergebnisse Ihrer Eingabe, einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.

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