Hausverwaltung: Aufgaben und Pflichten
Eine Hausverwaltung übernimmt verschiedene Aufgaben im Rahmen der Immobilienverwaltung, die sonst bei den Eigentümer:innen liegen. Dazu gehört beispielsweise die Kommunikation mit den Mieterinnen und Mietern, das Einhalten rechtlicher Vorgaben rund um die Immobilie oder das Beheben von Defekten an der Immobilie.
Ob Sie noch Vermietungsanfänger:in sind oder Eigentümer:in mit langjähriger Erfahrung in der Vermietung von Immobilien – eine Hausverwaltung kann sich in vielen Fällen lohnen. Die KSK-Immobilien steht Ihnen bei allen Fragen rund um die Immobilienvermietung gerne zur Seite.
Die Inhalte dieser Webseite dienen nur allgemeinen Informationszwecken und stellen keine Beratung oder Auskunft im Einzelfall dar.
Hausverwaltung: Das Wichtigste in Kürze
- Eine Hausverwaltung steht zwischen Eigentümer:innen und Mieter:innen und übernimmt die organisatorische, kaufmännische und technische Betreuung einer Immobilie im Auftrag der Eigentümer:innen.
- Es gibt drei wesentliche Verwaltungsformen: die WEG-Verwaltung für das Gemeinschaftseigentum, die Mietverwaltung für private Vermieter:innen und die Sondereigentumsverwaltung für einzelne vermietete Wohnungen.
- Zu den zentralen Aufgaben zählen die Buchhaltung und Finanzverwaltung, die Organisation von Instandhaltungs- und Reparaturmaßnahmen, die Verwaltung von Mietverhältnissen sowie die Einhaltung rechtlicher Vorgaben.
- Die Pflichten ergeben sich aus dem Verwaltervertrag und – bei der WEG-Verwaltung – aus dem Wohnungseigentumsgesetz. Ein detaillierter Hausverwaltungsvertrag schafft Klarheit über Leistungsumfang, Vergütung und Haftung.
Hausverwaltung für private Vermieter:innen oder Eigentümer:innen
Eine Hausverwaltung gilt als Bindeglied zwischen Eigentümer:innen und Mieter:innen. Dabei übernimmt sie die Verantwortung für die Verwaltung und Bewirtschaftung einer Immobilie und agiert im Auftrag der Eigentümer:innen.
Nicht jede Hausverwaltung übernimmt dieselben Aufgaben. Je nachdem, ob Sie eine Immobilie als Teil einer Eigentümergemeinschaft besitzen, selbst vermieten oder eine einzelne Wohnung verwalten lassen möchten, kommen unterschiedliche Verwaltungsformen infrage. Im Wesentlichen lassen sich drei Arten der Hausverwaltung unterscheiden.
„Eine gute Hausverwaltung nimmt Eigentümer:innen nicht nur Arbeit ab, sondern sorgt auch dafür, dass der Wert einer Immobilie langfristig erhalten bleibt. Entscheidend ist ein klar formulierter Vertrag, der von Anfang an festlegt, welche Leistungen übernommen werden – so lassen sich Missverständnisse vermeiden, bevor sie entstehen.„
Oskar Klein, Team Vermietung
Hausverwaltung für Eigentümer:innen
Wenn mehrere Parteien gemeinsam ein Gebäude besitzen – etwa in einem Mehrfamilienhaus mit Eigentumswohnungen –, spricht man in der Regel von einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört grundsätzlich die Bestellung eines zertifizierten Verwalters bzw. einer zertifizierten Verwalterin nach § 26a WEG; bei kleineren Gemeinschaften gelten gesetzliche Ausnahmen. Die Ausnahme gilt nur, wenn weniger als neun Sondereigentumsrechte bestehen, ein:e Wohnungseigentümer:in verwaltet und weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer:innen eine zertifizierte Verwaltung verlangt. (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 Wohnungseigentumsgesetz). Die WEG-Verwaltung kümmert sich um das Gemeinschaftseigentum, also um alle Bereiche, die allen Eigentümer:innen gemeinsam gehören. Dazu zählen beispielsweise das Dach, das Treppenhaus, die Fassade, der Aufzug oder die Heizungsanlage.
Zu den Aufgaben einer Hausverwaltung für Eigentümer:innen gehören die Organisation und Durchführung der jährlichen Eigentümerversammlung, die Umsetzung der dort gefassten Beschlüsse, die Erstellung des Wirtschaftsplans sowie die Verwaltung der Instandhaltungsrücklage. Auch die Beauftragung von Handwerksbetrieben, die Abrechnung der Hausgelder und die Pflege der Gemeinschaftsflächen fallen in diesen Bereich. Rechtliche Grundlage ist das Wohnungseigentumsgesetz, das die Pflichten der Verwaltung klar regelt.
Hausverwaltung für private Vermieter:innen
Wer eine oder mehrere Wohnungen vermietet, profitiert von einer Mietverwaltung. Diese Form der Hausverwaltung für private Vermieter:innen entlastet Eigentümer:innen bei allen Aufgaben rund um das Mietverhältnis und sorgt dafür, dass der laufende Betrieb reibungslos funktioniert. Die Miet- oder Sondereigentumsverwaltung muss ausdrücklich beauftragt werden.
Zu der Mietverwaltung gehören die Suche und Auswahl von Mieter:innen, die Erstellung und Verwaltung von Mietverträgen, die Abrechnung der Betriebs- und Nebenkosten, die Überwachung der Mietzahlungen sowie die Kommunikation mit den Mietparteien. Auch die Organisation von Reparaturen und die regelmäßige Kontrolle des Objekts übernimmt die Mietverwaltung. Gerade für private Vermieter:innen, die mehrere Einheiten besitzen oder nicht am Standort der Immobilie wohnen, ist diese Unterstützung eine spürbare Entlastung.
Sondereigentumsverwaltung
Die Sondereigentumsverwaltung (kurz SEV) ist eine Sonderform, die häufig mit der WEG-Verwaltung verwechselt wird. Während die WEG-Verwaltung das Gemeinschaftseigentum betreut, kümmert sich die Sondereigentumsverwaltung ausschließlich um das Sondereigentum – also etwa um eine einzelne Eigentumswohnung innerhalb einer Eigentümergemeinschaft. Sie wird besonders häufig beauftragt, wenn diese Wohnung vermietet ist.
Sie ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Eigentümer:innen ihre Wohnung in einem Mehrfamilienhaus nicht selbst bewohnen, sondern vermieten. Die Sondereigentumsverwaltung übernimmt dann die Mietverwaltung für genau diese Einheit: von der Mietersuche über die Nebenkostenabrechnung bis zur Betreuung der Mietparteien. In der Praxis arbeiten WEG-Verwaltung und Sondereigentumsverwaltung dabei oft Hand in Hand.
Hausverwaltung: Aufgaben und Pflichten
Die professionelle Hausverwaltung übernimmt eine Vielzahl von Aufgaben rund um die Verwaltung der Immobilie, um den reibungslosen Betrieb der Wohnanlagen zu gewährleisten.
Zu den Aufgaben einer Hausverwaltung bei Immobilien gehören:
- WEG-Verwaltung: Organisation von Eigentümerversammlungen, Umsetzung von Beschlüssen, Verwaltung von Hausgeld und Instandhaltungsrücklage, Bewirtschaftung und Beauftragung von externen Dienstleistern.
- Buchhaltung und Finanzen: Die Hausverwaltung kümmert sich um die Buchhaltung und Finanzverwaltung. Dazu gehören die Erstellung von Jahresabrechnungen, die Prüfung der Zahlungseingänge, die Verwaltung von Rücklagen sowie die Beauftragung und Bezahlung externer Dienstleister wie Reinigungsfirmen und Handwerker:innen.
- Instandhaltungs- und Reparaturmaßnahmen: Die Hausverwaltung organisiert und kontrolliert notwendige Reparaturen und Instandhaltungsarbeiten in der Wohnanlage. Wenn eine Kleinreparaturklausel im Mietvertrag besteht, kann die Hausverwaltung im Auftrag des Vermieters bzw. der Vermieterin die Reparatur organisatorisch abwickeln und die vereinbarte Kostenregelung prüfen.
- Verwaltung von Mietverhältnissen: Falls es Mietwohnungen in der Anlage gibt, kümmert sich die Hausverwaltung um die Vermietung der Wohnungen, den Mieterwechsel, die Verwaltung von Mietverträgen und die Einforderung von Mietzahlungen.
- Kommunikation mit Eigentümer:innen und Mieter:innen: Die Hausverwaltung ist Ansprechpartnerin für Eigentümer:innen und Mieter:innen bei allen Belangen rund um die Immobilie. So ist sie die erste Anlaufstelle bei Fragen, Anregungen und Beschwerden und informiert über wichtige Entwicklungen und Beschlüsse in Bezug auf die Wohnanlage.
- Einhaltung von rechtlichen Bestimmungen: Die Hausverwaltung unterstützt dabei, dass alle gesetzlichen Vorschriften und Bestimmungen eingehalten werden. Dazu gehören beispielsweise die Punkte Brandschutz, Energieeffizienz in Bezug auf den Energieausweis und Datenschutz.
Hausverwaltungsvertrag: Was ist zu beachten?
Um Probleme mit der Hausverwaltung als Eigentümer bzw. Eigentümerin zu vermeiden, gibt es einige Dinge, die Sie beachten sollten. So sollte unbedingt vorab ein detaillierter Hausverwaltungsvertrag erstellt werden.
Einige wichtige Punkte, die in einem Vertrag mit einer Hausverwaltung enthalten sein sollten, sind folgende:
- Leistungsumfang der Hausverwaltung: Der Vertrag sollte genau festlegen, welche Aufgaben die Hausverwaltung übernimmt und welche nicht in den Zuständigkeitsbereich fallen. Auch mögliche Zusatzleistungen und Aufgaben können vertraglich festgehalten werden, wie etwa die Organisation von Eigentümerversammlungen.
- Vergütung: Vereinbaren Sie unbedingt eine transparente Regelung zur Vergütung der Hausverwaltung. Das kann beispielsweise die Festlegung eines Festbetrags sein, die prozentuale Vergütung vom Gesamtbudget oder eine Kombination aus beidem.
- Vertragslaufzeit: Legen Sie die Laufzeit des Hausverwaltungsvertrags fest. Dazu gehören auch Bedingungen, unter welchen eine vorzeitige Kündigung möglich ist.
- Haftung und Versicherung: Stellen Sie sicher, dass der Hausverwaltungsvertrag detaillierte Regelungen zur Haftung der Hausverwaltung und zu den erforderlichen Versicherungen enthält.
- Vertragsbeendigung: Halten Sie Regelungen für eine mögliche Vertragsbeendigung fest. Dazu gehören eine angemessene Kündigungsfrist und die Übergabe der Verwaltungsunterlagen.
Was darf eine Hausverwaltung nicht?
Obwohl eine Hausverwaltung eine Vielzahl von Aufgaben übernimmt, gibt es auch Grenzen ihrer Befugnisse. Bei der WEG-Verwaltung darf der Verwalter die in § 27 Abs. 1 WEG genannten Maßnahmen selbst treffen. Für weitergehende Maßnahmen ist regelmäßig ein Beschluss der Wohnungseigentümer:innen oder eine wirksame Erweiterung der Befugnisse erforderlich. Ebenso darf die Hausverwaltung in der Regel keine Mietverträge abschließen (außer im explizit vertraglich geregelten Rahmen oder durch Bevollmächtigung) oder Kündigungen von Mieter:innen ohne die Zustimmung des Eigentümers bzw. der Eigentümerin aussprechen.
Es ist wichtig, die Kompetenzen, Aufgaben und Befugnisse der Hausverwaltung im Vertrag klar zu definieren, um Missverständnisse und Probleme zwischen Hausverwaltung und Eigentümer:innen zu vermeiden.
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Häufig gestellte Fragen zur Hausverwaltung
Bei einer Hausverwaltung hängt die Vergütung von Verwaltungsart, Objektgröße, Region, Leistungsumfang und Zusatzleistungen ab. Häufig wird ein monatlicher Basissatz je Einheit vereinbart; Mindestumsätze und gesonderte Vergütungen können hinzukommen. Dabei greifen oft Skalierungseffekte, das heißt, je mehr Einheiten in einem Objekt von einer Hausverwaltung verwaltet werden, desto günstiger wird es. Das bedeutet: Die Objektgröße ist der stärkste Preishebel. Kosten können daher zwischen 20 und 45 Euro netto pro Monat pro Einheit betragen; wirtschaftlich lohnt sich eine externe Hausverwaltung oft erst ab acht oder neun Einheiten pro Objekt.
Eine Hausverwaltung übernimmt die organisatorische, kaufmännische und technische Betreuung einer Immobilie. Dazu zählen unter anderem die Abrechnung von Hausgeldern oder Nebenkosten, die Beauftragung von Handwerksbetrieben, die Kommunikation mit Eigentümer:innen oder Mietparteien sowie die Pflege und Instandhaltung des Objekts. Je nach Verwaltungsform – WEG-Verwaltung, Mietverwaltung oder Sondereigentumsverwaltung – unterscheiden sich die konkreten Aufgaben. Ziel ist es, den laufenden Betrieb der Immobilie reibungslos und werterhaltend zu organisieren.
Die Pflichten einer Hausverwaltung ergeben sich aus dem Verwaltervertrag und – bei der WEG-Verwaltung – aus dem Wohnungseigentumsgesetz. Dazu gehören insbesondere die ordnungsgemäße Verwaltung des Gemeinschaftseigentums, die Umsetzung der Beschlüsse der Eigentümerversammlung, die korrekte Abrechnung sowie die Sorge für die Instandhaltung. Die Verwaltung ist außerdem verpflichtet, im Interesse der Eigentümer:innen zu handeln und ihnen gegenüber transparent Rechenschaft abzulegen.
Für Erhaltungsmaßnahmen am Gemeinschaftseigentum ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer zuständig. Die Hausverwaltung organisiert und beauftragt Reparaturen im Rahmen ihrer gesetzlichen Befugnisse und der gefassten Beschlüsse. Das können beispielsweise Reparaturen an Dach, Fassade, Treppenhaus, Aufzug oder der gemeinschaftlichen Heizungsanlage sein. Sie beauftragt hierfür Handwerksbetriebe und überwacht die fachgerechte Ausführung. Reparaturen innerhalb einer einzelnen Wohnung (Sondereigentum) fallen dagegen üblicherweise in die Verantwortung der jeweiligen Eigentümer:innen – es sei denn, eine Sondereigentumsverwaltung wurde gesondert beauftragt. Die Verwaltung übernimmt dann lediglich die vertraglich vereinbarten Organisations- und Abwicklungsaufgaben, die rechtliche Verantwortung bleibt bei der Eigentümer- beziehungsweise Vermieterseite.
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