Datenschutzerklärung für die E-Mail-Kommunikation

mit Bewerbern, Interessenten und Kunden nach Art. 13 DSGVO – zuletzt aktualisiert am 17.02.2026

In dieser Datenschutzinformation wird aus Vereinfachungsgründen nur die männliche Form bei Beschreibungen von Personen, Positionen etc. gewählt. Es wird jedoch ausdrücklich darauf hingewiesen, dass diese Regelung als geschlechtsneutral anzusehen ist.

Wir verarbeiten Ihre Daten im Rahmen der E-Mail-Kommunikation mit Ihnen.

1. Verantwortlicher i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO

Verantwortlicher für die Verarbeitung im Sinne der DSGVO und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

KSK-Immobilien GmbH
Richmodstraße 2
50667 Köln

E-mail: info@ksk-immobilien.de
Tel.: +49 (0) 221 / 179494-0
Fax: +49 (0) 221 / 179494-99

Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Sie können sich auch jederzeit in Fragen des Datenschutzes an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Dieser ist zu erreichen unter:

Dirk-Michael Mülot

Sachverständigenbüro Mülot GmbH, Grüner Weg 80, 48268 Greven

E-Mail: datenschutz@svb-muelot.de

Tel.: 02571-5402-0

2. Datenschutzerklärung zur  Kommunikation per E-Mail  mit Bewerbern, Interessenten und Kunden

Bei einer unverschlüsselten Kommunikation per E-Mail kann die vollständige Datensicherheit auf dem Übertragungsweg zu unseren IT-Systemen von uns nicht gewährleistet werden, so dass wir bei Informationen mit hohem Geheimhaltungsbedürfnis eine verschlüsselte Kommunikation oder den Postweg empfehlen.

E-Mail-Archivierung zur Erfüllung rechtlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten

Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass unser Mailsystem über ein automatisiertes Archivierungsverfahren verfügt. Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden hierdurch revisionssicher digital archiviert. Bewerbungen, die über info@ksk-immobilien.de oder das Karriereportal der KSK-Immobilien GmbH zur Verfügung gestellt werden, sind von der Archivierung ausgenommen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung im Bewerbungszusammenhang durch die KSK-Immobilien GmbH finden Sie unter https://sparkasse.mein-check-in.de/ksk-immobilien/privacy.

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung). Die rechtliche Verpflichtung besteht in der Einhaltung steuerrechtlicher und handelsrechtlicher Vorgaben (z.B. §§ 146, 147 AO, §§ 238, 257 HGB).

Die Speicherung unserer Mailkommunikation erfolgt bis zum Ablauf steuerrechtlicher und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Die Aufbewahrungsdauer kann bis zu 8 Jahre betragen.

Die Daten werden ausschließlich einem qualifizierten digitalen Prüfer zur Verfügung gestellt und nicht an Dritte übermittelt.

Kommunikation und Weiterleitung von E-Mails an anderen Kundenberater oder Teammitglieder zur Sachbearbeitung

Sie können über unsere zur Verfügung gestellte E-Mail-Adresse, über das Kontaktformular, über Ihr Kundenkonto oder über die Ihnen bereits bekannte E-Mail-Adresse des jeweiligen Kundenberaters Kontakt zu uns aufnehmen. In diesem Fall werden wir Ihre personenbezogenen Daten speichern, die mit Ihrer E-Mail an uns übermittelt werden. Diese Daten verarbeiten wir zur Führung der Konversation mit Ihnen. Dies kann im Zusammenhang eines Vertrages mit Ihnen erfolgen, wenn wir etwa zunächst Ihre Immobilie bewerten sollen. Sollten Sie sich an einen unserer Mitarbeiter wenden, können Ihre E-Mails unter Umständen durch weitere Kollegen zur Bearbeitung dringender Angelegenheiten oder bei Abwesenheiten eingesehen werden.

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag).  Zur Durchführung Ihrer Immobilienbewertung oder zwecks Erwerbs oder Veräußerung von Immobilien verarbeiten wir Ihre Daten, die Sie im Zuge Ihrer E-Mails an uns senden.

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ggf. ein wirtschaftliches Interesse daran, sowohl im Sinne der KSK-Immobilien GmbH aber auch in Ihrem Interesse die E-Mail im besonders dringenden Fällen oder in Abwesenheiten Ihres Ansprechpartners innerhalb der KSK-Immobilien auf Mails der Kollegen zugreifen zu können, damit Ihre Angelegenheiten rund um Ihre Immobilie oder eines bevorstehenden Erwerbs und/oder Veräußerung einer Immobilie unverzüglich erledigt werden.

Haben wir die jeweilige E-Mail-Konversation mit Ihnen abgeschlossen, werden wir Ihre personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen der E-Mail von Ihnen erhalten haben, löschen, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungsfristen verpflichteten uns, diese Daten darüber hinaus aufzubewahren.

Die Daten werden nicht an externe Dritte übermittelt.

3. Ihre Rechte

Sie haben das Recht

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an den oben angegebenen Verantwortlichen oder seinen Datenschutzbeauftragten.